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Geschäftsordnung des Datenschutzsenates der Evangelischen Kirche A.u.H.B. in Österreich

Vom 2. August 2018

ABl. Nr. 181/2018

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1. Präambel

1.1.
Der Datenschutzsenat der Evangelischen Kirche A.u.H.B. (im Folgenden kurz: Datenschutzsenat) ist die für die Evangelischen Kirche in Österreich zuständige unabhängige Aufsichtsbehörde im Sinne von Artikel 91 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung).
1.2.
Der Datenschutzsenat hat seinen Sitz im Kirchenamt A.B. in Wien.
1.3.
Das Kirchenamt A.B. fungiert als Geschäftsstelle des Datenschutzsenates.
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2. Einladung zu den Sitzungen

2.1.
1 Die Sitzungen des Datenschutzsenates werden vom Vorsitzenden nach Bedarf anberaumt. 2 Als Bedarf gilt auch das Ersuchen eines anderen Mitgliedes.
2.2.
Für die Terminwahl stimmt sich der Vorsitzende nach Möglichkeit schon am Ende der vorigen Sitzung mit den anderen Mitgliedern ab.
2.3.
Sitzungen haben nach Tunlichkeit am Sitz des Datenschutzsenates stattzufinden.
2.4.
Die Einladungen zu den Sitzungen ergehen im Auftrag des Vorsitzenden schriftlich (wobei E-Mail genügt) durch die Geschäftsstelle an alle Mitglieder und Ersatzmitglieder, und zwar grundsätzlich spätestens eine Woche vor dem Sitzungstermin, in dringenden Fällen auch kürzerfristig.
2.5.
1 Die Einladung hat Zeit (Tag und Stunde) und Ort der Sitzung anzugeben und die Tagesordnung zu enthalten. 2 Allfällige Unterlagen, deren Beratung geplant ist, sind anzuschließen.
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3. Teilnahme an den Sitzungen

3.1.
Die Mitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet.
3.2.
1 Bei Verhinderung oder Ausscheiden eines Mitgliedes (Vertretungsfall) hat unverzüglich das betroffene Mitglied die Geschäftsstelle und diese das jeweilige Ersatzmitglied zu verständigen. 2 Für die Dauer des Vertretungsfalles hat das Ersatzmitglied Rechte und Pflichten eines Mitgliedes.
3.3.
Die Ersatzmitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen berechtigt, haben aber außer im Vertretungsfall kein Stimmrecht.
3.4.
1 Der Datenschutzsenat kann beschließen, zu einzelnen Sitzungen oder Teilen davon Auskunftspersonen beizuziehen. 2 In diesem Fall hat er jede Auskunftsperson ausdrücklich und schriftlich zur Geheimhaltung zu verpflichten.
3.5.
Die Teilnahme an den Sitzungen wird im Protokoll festgehalten, wobei die Anwesenheitsliste einen Teil des Sitzungsprotokolls bildet.
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4. Ablauf und Leitung der Sitzungen

4.1.
Der Vorsitzende stellt die Tagesordnung auf.
4.2.
1 Beschlüsse dürfen nur über Angelegenheiten gefasst werden, die auf der Tagesordnung stehen. 2 Der Datenschutzsenat kann aber in der Sitzung beschließen, Angelegenheiten auf die Tagesordnung zu setzen oder von der Tagesordnung zu streichen.
4.3.
1 Der Vorsitzende eröffnet, leitet und schließt die Sitzungen. 2 Er hat für den ordnungsgemäßen und zügigen Ablauf zu sorgen.
4.4.
1 Ist für einen Tagesordnungspunkt ein Berichterstatter bestellt, eröffnet dessen Bericht die Behandlung dieses Tagesordnungspunktes. 2 Der Bericht hat den sich aus dem Akt ergebenden Sachverhalt, allfällige Anträge von Parteien und das Ergebnis allfälliger Untersuchungen zu enthalten.
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5. Vorbereitung einzelner Angelegenheiten

5.1.
1 Soweit anfallende Angelegenheiten sich dafür eignen, kann der Vorsitzende sie einem einzelnen Mitglied oder Ersatzmitglied (Berichterstatter) zur Vorbereitung zuweisen. 2 Dabei ist sowohl auf die fachlichen Schwerpunkte als auch auf eine möglichst gleichmäßige Arbeitsbelastung Bedacht zu nehmen.
5.2.
Mitglieder als Berichterstatter sind auch zur Erledigung einzelner Verfahrensschritte berechtigt, solange diese die Entscheidung in der Sache selbst nicht vorwegnehmen.
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6. Mündliche Verhandlungen

6.1.
Der Vorsitzende hat eine mündliche Verhandlung anzuberaumen, wenn der Datenschutzsenat das beschließt.
6.2.
Findet eine mündliche Verhandlung statt, so sind die Parteien, Zeugen und allfällige sonstige Beteiligte nach Möglichkeit so rechtzeitig zur Verhandlung zu laden, dass ihnen eine vierzehntägige Frist zur Vorbereitung zur Verfügung steht.
6.3.
Die Sitzungen des Datenschutzsenates sind nicht öffentlich, außer die Durchführung einer öffentlichen mündlichen Verhandlung ist rechtlich geboten.
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7. Protokolle

7.1.
1 Die Geschäftsstelle führt durch einen von ihr aus dem Kreis der Mitarbeiter des Kirchenamtes A.B. zu stellenden Schriftführer unter Anleitung des Vorsitzenden über jede Sitzung ein Verlaufsprotokoll. 2 Der Datenschutzsenat kann beschließen, sich ausnahmsweise für einzelne Sitzungen oder Teile davon mit einem Beschlussprotokoll zu begnügen.
7.2.
Für mündliche Verhandlungen gelten die jeweiligen verfahrensrechtlichen Sondervorschriften.
7.3.
Jedes Mitglied kann seine Darlegungen in schriftlicher Form vorlegen und anregen, sie dem Protokoll anzuschließen.
7.4.
Das Protokoll wird vom Schriftführer unterzeichnet und von der Geschäftsstelle an alle Mitglieder und Ersatzmitglieder versandt.
7.5.
Das Protokoll gilt als genehmigt, wenn nicht ein Mitglied oder Ersatzmitglied, das bei der betroffenen Sitzung anwesend war, binnen 14 Tagen schriftlich (wobei E-Mail genügt) Einwendungen erhebt.
7.6.
Über Einwendungen gegen das Protokoll entscheidet der Datenschutzsenat per Umlaufbeschluss.
7.7.
Das genehmigte Protokoll wird vom Vorsitzenden gegengezeichnet.
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8. Beschlussfassung

8.1.
1 Unbeschadet der Vertretungsregelung des Punktes 3.2 bedürfen Beschlüsse des Datenschutzsenates der Anwesenheit aller Mitglieder. 2 Eine Stimmenthaltung ist unzulässig.
8.2.
Wenn offenbar Einstimmigkeit besteht, entfällt eine förmliche Abstimmung; ansonsten ist namentlich und in alphabetischer Reihenfolge abzustimmen.
8.3.
In dringenden Fällen kann eine Entscheidung auch durch Umlaufbeschluss (wobei E-Mail genügt), der in der nächsten Sitzung zu bestätigen ist, herbeigeführt werden.
8.4.
1 Bei der Erlassung von Bescheiden ist auf Verlangen eines Mitgliedes über Teile des Spruches oder über die Begründung des Bescheides oder über Teile davon gesondert abzustimmen. 2 Ein darauf gerichtetes Verlangen muss vor der Abstimmung über den entsprechenden Teil des Bescheides gestellt werden.
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9. Verhältnis zu anderen Rechtsvorschriften

9.1.
Im Fall eines Widerspruches zu einer Bestimmung der Kirchenverfassung, des Datenschutzgesetzes oder einer anderen Norm des Kirchenrechtes geht diese vor.
9.2.
Für das Verfahren vor dem Datenschutzsenat sind subsidiär die Vorschriften der Verfahrensordnung (KVO) sinngemäß anzuwenden.
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10. Inkrafttreten

10.1.
Diese Geschäftsordnung tritt mit 2. August 2018 in Kraft.